S/4 Conversion meets User Experience

Warum die S/4 Conversion der ideale Zeitpunkt ist, um in UX zu investieren. Viele Unternehmen stehen derzeit vor der Aufgabe, ihr SAP® ERP System auf SAP S/4 HANA umstellen zu müssen. Dies fordert zunächst Ressourcen in Form von Zeit und Geld, doch kann die Transformation auch Chancen mit sich bringen, sowohl durch eine schnellere Verarbeitung von Daten als auch durch schlankere Prozesse und einer gesteigerten Effizienz durch User Experience.

Dabei ist die S/4 Conversion kein einfaches Verschieben Ihrer Daten von A nach B und mit einer rein technischen Umstellung ist es meist nicht getan. Hier gibt es einige vorbereitende Maßnahmen, die Sie für eine optimale Transformation in Betracht ziehen sollten, um Risiko und Kosten so gering wie möglich zu halten.

Eine der wichtigsten Vorüberlegungen ist hierbei die Struktur und Qualität der zu überführenden Daten. Abstrakt erklären lässt sich dies am Beispiel einer Renovierung eines Raumes. Wenn Sie einen Raum renovieren, dann müssen Sie zu Beginn Ihre Schränke ausräumen, können dann den Raum neugestalten und müssen anschließend alle Gegenstände wieder einräumen. Wäre es hier nicht viel effizienter, wenn Sie vorab Dinge ausmisten, die Sie nicht mehr brauchen? So müssten Sie im zweiten Schritt viel weniger Sachen wieder zurück an ihren Platz bringen, hätten eine bessere Ordnung und mehr Platz für Neues.

Ähnlich verhält es sich auch mit der S/4 Conversion: Je weniger Altlasten Sie mit in Ihr neues System nehmen, desto besser. Der Umfang dieser Altlasten ist nicht zu unterschätzen, so geht SAP® SE davon aus, dass nach 15 Betriebsjahren ca. 25% - 75% des modifizierten Codes nicht mehr verwendet wird. Daher ist es umso wichtiger, dass die Daten eine gute Qualität aufweisen und an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst sind. Denn wie heißt es so schön: „Garbage in, garbage out“.

Schnellere Datenverarbeitung mit SAP HANA®

Das Abstrakte ist hier nun aber im Vergleich zu dem Renovierungsbeispiel, dass die Daten nie das System verlassen, anders als wenn die Gegenstände aus dem Raum irgendwo zwischenlagern. Die Daten befinden sich in den Tabellen, diese werden konvertiert, das System auf ein S/4 System umgestellt, aber die Daten verlassen dieses niemals. Egal ob Sie auf SAP S/4 HANA® on-premise oder SAP S/4 HANA® Cloud umsteigen. Mit diesem Wissen im Hinterkopf ist die Motivation, alten Ballast loszuwerden, nicht umso wichtiger? Ist das nicht die ideale Möglichkeit, um Herr über stets wachsende Datenmengen zu werden und das Unternehmen langfristig innovationsfähig aufzustellen?

Natürlich bringt die SAP HANA® DB hier schon einige Vorteile, die einen messbaren Wettbewerbsvorteil aufweisen. Ihre große Stärke ist die Verarbeitung von riesigen Datenmengen in Echtzeit. Besonders Datenanalysen, die vorher zu zeitaufwändig waren, sind jetzt in greifbare Nähe gerückt und können Sie mit den stets aktuellsten Informationen an Ihren Wettbewerbern vorbeiziehen lassen. Doch wenn Sie ohnehin im Zuge der Transformation Ihre Daten und Geschäftsprozesse optimieren, warum dann auch nicht in Bezug auf Usability und User Experience?

Kommen wir zurück auf das Beispiel der Renovierung. Sie haben den Raum leergeräumt, für einen neuen Anstrich gesorgt und räumen die Möbel dann genauso, wie sie vorher waren, wieder rein? Was wenn Ihr Fernseher so positioniert war, dass die Sonne darin immer gespiegelt hat und Sie das Bild nicht erkennen konnten? Wäre es nicht sinnvoller, den Fernseher jetzt an eine andere Wand zu stellen, wenn Sie ohnehin schon Möbel am Verstellen sind? Und was ist mit dem Telefon, das am anderen Ende des Raumes stand? Zu dem Sie schon tausende Male hingerannt sind, nur um dann doch zu spät den Hörer abzuheben. Wäre eine zentralere Position hier nicht besser? Wären Sie so nicht effizienter und zufriedener? Genauso verhält es sich mit Ihrer S/4 Conversion: Optimierte Geschäftsprozesse, schnellere Datenverarbeitung und schicke Benutzeroberflächen, die Ihnen das Leben erleichtern.

SAP Fiori 3 als Design-Sprache erster Wahl

Diese Benutzeroberflächen folgen bei SAP S/4 HANA® einer strikten User Experience Strategie: SAP Fiori 3. Und auch wenn eine neue Oberfläche erst einmal gewöhnungsbedürftig ist, so kann diese doch langfristig Ihre Kosten senken. Durch eine intuitive Bedienung werden Schulungen immer weniger notwendig und Benutzer können deutlich effizienter und zufriedener arbeiten. Garantiert wird das Ganze durch eine rollenbasierte, adaptive, kohärente, einfache und ansprechende Design-Sprache, die darüber hinaus schon Konzepte des intelligenten Unternehmens berücksichtigt. 

Ein Ansatz für den Einzug dieser neuen Oberflächentechnologie ist das Ersetzen bestehender Prozesse durch geeignete Standard Fiori Apps. Hiervon gibt es bereits eine Vielzahl und die wohl wichtigsten Szenarios sind abgedeckt, doch oft reicht eine Standard App nicht aus, um ein bestmögliches Benutzererlebnis zu erreichen oder um den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Methoden – wie Design Thinking beispielsweise -  können hier Abhilfe schaffen und frühzeitig UX Überlegungen in Ihren Transformationsprozess einfließen lassen.

Besonders wenn Ihr ERP-System schon ein paar Jahre, vielleicht sogar Jahrzehnte alt ist, ist deutlich erkennbar, dass das Hauptaugenmerk auf einem größtmöglichen Funktionsumfang lag. So häufte sich allerdings eine Vielzahl von Elementen an, die von heutigen Usern und deren Prozessen kaum oder gar nicht mehr benötigt werden. Wenn dies auf Ihr ERP-System zutrifft, ist es sehr wahrscheinlich, dass dieses völlig überladen wirkt und eine schlechte User Experience mitbringt.

User Experience in Action

Betrachten wir folgendes Szenario eines Kunden von advades:  “Bei Standard-Transaktionen, wie beispielsweise dem Entfernen eines Artikels aus dem Lagerbestand, musste jeder Benutzer mit dem gleichen User Interface arbeiten. Dieses bestand meist aus einer Tabelle mit Daten und einer Vielzahl an Funktionen, versteckt in verschachtelten Menüs. Ein Einkäufer hat beispielsweise ganz andere Aufgaben als ein Lagermitarbeiter, wenn sie jedoch einen Artikel entfernen wollten, mussten beide die gleiche Transaktion verwenden und die zusätzlichen Funktionen ignorieren. Sie wurden folglich von einer Welle von für sie unrelevanten Informationen überflutet, die sie in keiner Weise für die Erledigung ihrer Arbeit benötigten.”

Infolgedessen musste der Umgang mit dem System zunächst von jedem Mitarbeiter erlernt werden, hohe Schulungskosten waren dauerhaft ein Problem. Doch auch Schulungen können nur bedingt die Effizienz steigern, denn redundante Arbeitsschritte, inkonsistentes Design, lange Klickstrecken und irreführende Navigation sind nur einige Beispiele, die beim Anwender schnell zu Frustration führen können.  Die Lösung hier war die Einführung schlanker Fiori Apps, die dem User eine einfache Erledigung seiner Aufgaben ermöglichten. So bekamen Einkäufer und Lagermitarbeiter jeweils eine eigene App, die ihnen nur die für sie relevanten Informationen anzeigten, der Einkäufer interessierte sich beispielsweise für den Einkaufspreis eines Artikels, während der Lagermitarbeiter wissen wollte, wo dieser derzeit gelagert wird.

Um die Einsparungen durch eine gesteigerte User Experience ökonomisch messbar zu machen, bietet SAP einen UX Value Calculator an. Hier können Sie für vordefinierte Business Szenarios ausrechnen, wie viel Sie durch eine einmalige Investition in UX dauerhaft sparen können.

Startschuss für Ihre Systemrenovierung

An dieser Stelle möchte gesagt werden, dass die SAP S/4 HANA Conversion nicht nur der ideale Zeitpunkt für den Einzug von UX in Ihrem Unternehmen ist, sondern Ihre Prozesse nun auch mit intelligenten Technologien, wie Machine Learning, Intelligent Robotic Process Automation und Chatbots verbessert werden können. SAP Fiori 3 ist bestens auf die Integration von diesen ausgelegt und bietet Ihnen die besten Möglichkeiten, sich zum intelligenten Unternehmen weiterzuentwickeln.

Ein Blick zurück zu den vorbereitenden Maßnahmen für eine reibungslos verlaufende Datenmigration von Ihrem alten SAP ERP System zu SAP S/4 HANA: Wenn Sie ohnehin ein Team für die Prozessoptimierung zusammengestellt haben und Ihr System nach ungenutzten Daten durchforsten, nutzen Sie doch zugleich die Chance, den Aspekt User Experience frühzeitig in Ihrer Planung mit zu berücksichtigen. Gerne stehen wir Ihnen hier auch beratend zur Seite und zeigen Ihnen Möglichkeiten auf, wie Sie die S/4 HANA Transformation in Ihrem Unternehmen durchführen können.

 

Quellen: